Чек-лист для тендера на клининговые услуги по 223‑ФЗ

Когда вы запрашиваете коммерческие предложения на клининговые услуги, часто получаете разные цены за одну и ту же площадь. Одна компания предлагает 80 рублей за квадратный метр, другая — 120, третья вообще без детализации состава работ. Сравнить такие предложения почти невозможно, а проверить качество — только после старта договора.

В этой статье мы собрали рабочий чек-лист того, что нужно зафиксировать в закупочной документации и техническом задании для тендера на клининговые услуги по 223‑ФЗ. Материал не заменяет положение о закупке вашей компании и правовую проверку документов, но поможет подготовить исходные данные для получения сопоставимых коммерческих предложений и измеримого результата.

С чего начать закупку клининга по 223‑ФЗ

Прежде чем описывать объём и требования к клининговым услугам, проверьте границы процедуры в вашем положении о закупке. Федеральный закон 223‑ФЗ (это закон о закупках для государственных компаний, госкорпораций и компаний с государственным участием) даёт каждому заказчику право утверждать собственные правила. Поэтому начальная цена, требования к участникам, критерии оценки заявок и порядок приёмки услуг должны соответствовать тому, что зафиксировано в вашем документе.

После того как вы убедились, что процедура применима, можно переходить к описанию самой услуги. Здесь главная задача — собрать такие исходные данные, чтобы все участники закупки рассчитывали стоимость на основе одинаковых условий.

Мини-чек-лист исходных данных:

• Адрес и тип объекта (офис, бизнес-центр, торговое помещение, производство)
• Точная площадь с разбивкой по функциональным зонам
• Поэтажный план с указанием типов напольных покрытий
• Режим работы объекта и требуемое время уборки
• Ограничения доступа и требования к пропускному режиму
• Трафик сотрудников и посетителей
• Наличие опасных или особых зон (серверные, архивы, производственные участки)

Без этих данных клининговые компании будут закладывать разные условия в расчёт, и сравнивать их предложения станет невозможно.

Чек-лист исходных данных по объекту

Одной цифры общей площади недостаточно для расчёта стоимости клининга. Уборка 1000 квадратных метров открытого офисного пространства с ламинатом требует совсем других ресурсов, чем та же площадь в производственном цехе с бетонным полом и промышленными загрязнениями.

Соберите и передайте участникам закупки следующую информацию:

Чем подробнее вы опишете объект, тем точнее будут коммерческие предложения и меньше споров при приёмке услуг.

Что включить в ТЗ на клининговые услуги

Техническое задание на клининг — это основа для расчёта стоимости и контроля качества работ. Размытые формулировки вроде "качественная уборка помещений" приводят к тому, что каждый исполнитель понимает их по-своему, а вы не можете объективно проверить результат.

Структурируйте ТЗ по следующим разделам:

1. Предмет и объём услуг

Укажите, что именно заказываете — регулярную уборку офисов с определённой периодичностью или разовую генеральную уборку. Разделите работы на три категории: регулярные (ежедневные), периодические (еженедельные, ежемесячные) и дополнительные (по отдельной заявке). Это важно для калькуляции, при смешении всех работ в одном списке предложения становятся несопоставимыми.

2. Объекты и функциональные зоны

Перечислите все помещения с указанием площади и типа покрытий. Например: рабочие зоны open-space 450 м² (ламинат), переговорные комнаты 80 м² (ковролин), коридоры 120 м² (керамогранит), санузлы 40 м² (керамическая плитка), кухня 25 м² (линолеум). Разная интенсивность использования зон требует разной частоты уборки.

3. Операции и технологические карты

Опишите конкретные действия для каждой зоны. Вместо "протереть поверхности" укажите: рабочие столы, подоконники, дверные ручки, выключатели, перила. Для санузлов перечислите: мойка раковин, унитазов, писсуаров, кранов, зеркал, держателей, дозаторов, обработка дезинфицирующими средствами. Для полов: сухая уборка (пылесос, швабра), влажная уборка, мытьё с моющими средствами.

4. Периодичность и график работ

Составьте таблицу "зона — операция — периодичность — время выполнения". Например:

График должен учитывать режим работы объекта. Если уборка возможна только вечером или в выходные, это влияет на стоимость услуг.

5. Ресурсы исполнителя

Укажите, кто предоставляет технику, инвентарь и расходные материалы. Если это обязанность клининговой компании, перечислите требования: профессиональные пылесосы, поломоечные машины для больших площадей, микрофибра для разных типов поверхностей. Для расходников уточните: бумажные полотенца, туалетная бумага, жидкое мыло, освежители воздуха, мусорные пакеты. Если материалы предоставляете вы, исключите их из состава услуги и цены.

6. Требования к персоналу

Определите количество сотрудников, необходимое для выполнения работ в заданное время. Укажите требования к квалификации (опыт работы, знание технологий уборки), внешнему виду (униформа, бейджи), владению русским языком для коммуникации с вашими сотрудниками. Пропишите порядок оформления пропусков, прохождения инструктажей по охране труда и пожарной безопасности.

7. Безопасность и допуски

Если на объекте есть зоны с ограниченным доступом (серверные, архивы, производственные участки), опишите требования: сопровождение ответственного лица, запрет на использование определённых материалов или техники, требования к одежде. Укажите обязанность исполнителя соблюдать режим конфиденциальности.

8. Контроль качества и отчётность

Определите, как будет проверяться результат работы. Например: еженедельные проверки по чек-листу с фотофиксацией, ежемесячные акты выполненных работ, журнал замечаний с указанием сроков устранения. Чем конкретнее критерии, тем проще контролировать исполнителя и меньше споров при приёмке.

9. Приёмка услуг

Пропишите порядок подписания актов, сроки на устранение замечаний (например, критичные — в течение 2 часов, некритичные — до конца рабочего дня), механизм эскалации при повторных нарушениях. Определите, какие нарушения считаются основанием для удержания оплаты или расторжения договора.

Каждый пункт ТЗ должен быть проверяемым. Если вы пишете "высокое качество" или "экологичные средства", добавьте критерий: отсутствие разводов на зеркалах, наличие сертификатов соответствия на химию.

Как сделать предложения сопоставимыми

Даже при подробном ТЗ коммерческие предложения могут различаться по структуре и составу цены. Чтобы объективно сравнить участников тендера на клининговые услуги, зафиксируйте единые условия для калькуляции.

Единица расчёта: Требуйте одинаковый формат цены от всех участников. Это может быть стоимость за месяц обслуживания при фиксированном объёме работ, стоимость за квадратный метр с разбивкой по типам помещений или стоимость одного рабочего часа уборщика. Главное, чтобы все считали по одной формуле.

Состав работ: Перечислите, какие операции входят в базовую стоимость, а какие считаются дополнительными. Например, ежедневная влажная уборка полов включена в цену, а генеральная уборка с мытьём окон и чисткой ковровых покрытий оплачивается отдельно. Если один участник включит генеральную уборку в стоимость, а другой вынесет её за скобки, сравнить их будет невозможно.

Расходные материалы: Уточните, кто их предоставляет и что именно входит в комплект. Если клининговая компания обеспечивает туалетную бумагу, бумажные полотенца, мыло и мусорные пакеты, это должно быть учтено в цене. Если материалы покупаете вы, исключите их из всех предложений.

Техника и инвентарь: Укажите, какое оборудование должен использовать исполнитель. Профессиональная поломоечная машина для больших площадей стоит дороже ручной швабры, но даёт лучший результат и экономит время. Зафиксируйте требования, чтобы все участники закладывали одинаковые ресурсы.

График и количество персонала: Один исполнитель может предложить двух уборщиков на 2 часа, другой — одного на 4 часа. Результат может отличаться по качеству и срокам. Если для вас критично завершить уборку до начала рабочего дня, укажите максимальное время на выполнение работ, тогда участники рассчитают необходимое количество сотрудников.

Налоги и НДС: Требуйте указывать цену с НДС или без НДС единообразно. Если участники на разных системах налогообложения, сравнивайте итоговую стоимость с учётом налоговой нагрузки для вашей компании.

Дополнительные работы: Попросите участников указать расценки на работы вне регулярного графика: внеплановая уборка после мероприятия, вызов уборщика в выходной, замена расходных материалов сверх нормы. Это поможет оценить реальную стоимость обслуживания, а не только базовую цену.

Для удобства сравнения составьте таблицу:

Когда все предложения приведены к одному формату, легко увидеть разницу не только в цене, но и в составе услуги.

SLA, контроль качества и приёмка

Соглашение об уровне обслуживания (SLA) превращает абстрактное "чистота" в измеримые критерии, по которым можно оценить работу клининговой компании и применить штрафные санкции при нарушениях.

Что фиксировать в SLA:

Критерий качества: Опишите ожидаемый результат для каждой зоны и типа работ. Например: на полах отсутствуют следы грязи, разводы, мусор; зеркала и стеклянные поверхности без разводов и пятен; в санузлах отсутствуют неприятные запахи, раковины и унитазы чистые, дозаторы заполнены; мусорные баки опорожнены, пакеты заменены.

Способ проверки: Определите, как будете контролировать результат. Визуальный осмотр ответственным сотрудником, проверка по чек-листу из 15-20 пунктов, фотофиксация проблемных зон, тактильная проверка поверхностей на наличие пыли. Чем конкретнее метод, тем меньше споров с исполнителем.

Периодичность контроля: Укажите, как часто проводите проверки. Ежедневный выборочный осмотр 2-3 зон, еженедельная полная проверка всех помещений по чек-листу, ежемесячный аудит с участием представителя клининговой компании. Регулярные проверки дисциплинируют исполнителя и помогают выявлять проблемы на ранней стадии.

Документ фиксации: Определите, как оформляете результаты проверки. Журнал замечаний в электронном виде с указанием даты, времени, зоны, описания проблемы и фото; акт проверки качества с оценкой по каждому пункту; отчёт с баллами или процентом выполнения требований.

Срок устранения замечаний: Разделите нарушения по степени критичности и установите разные сроки реакции. Критичные (переполненные мусорные баки в санузлах, грязь на входе, неприятные запахи) — устранение в течение 1-2 часов. Некритичные (разводы на окнах, пыль на подоконниках) — до конца рабочего дня или следующего визита уборщика.

Эскалация и санкции: Пропишите, что происходит при повторных нарушениях. Первое замечание — устранение без санкций, второе за месяц по той же зоне — предупреждение, третье — штраф или удержание части оплаты, систематические нарушения — основание для расторжения договора.

Пример матрицы контроля:

Приёмка услуг: Установите порядок подписания актов выполненных работ. Акт составляется ежемесячно на основании журнала выходов сотрудников и результатов проверок качества. Если в течение месяца были зафиксированы нарушения с просрочкой устранения, это отражается в акте и влияет на сумму оплаты. Срок на подписание акта со стороны заказчика — 3-5 рабочих дней, замечания направляются исполнителю в письменном виде с обоснованием.

Измеримые критерии защищают обе стороны: вы получаете инструмент контроля, а исполнитель понимает, что от него требуется, и может оспорить необоснованные претензии.

Требования к исполнителю без лишних барьеров

Требования к участникам закупки клининговых услуг по 223‑ФЗ должны быть соразмерны предмету закупки и проверяемы. Избыточные барьеры сокращают конкуренцию и могут быть оспорены.

Допуски и документы: Если объект требует специальных допусков (работа на высоте, обращение с опасными веществами, доступ к медицинским помещениям), укажите конкретные документы — удостоверение промышленного альпиниста, медицинская книжка, допуск СРО. Для обычной офисной уборки такие требования избыточны.

Инструктаж и оформление персонала: Пропишите порядок прохождения вводного инструктажа по охране труда, пожарной безопасности и режиму объекта. Укажите сроки оформления пропусков, требования к документам сотрудников (паспорт, трудовой договор или гражданско-правовой договор, подтверждение легального пребывания на территории РФ для иностранных граждан).

Материалы и средства: Если для вас важна экологичность или гипоаллергенность моющих средств, требуйте сертификаты соответствия или декларации. Если на объекте есть чувствительные поверхности (натуральный камень, дерево, техника), укажите запрет на агрессивную химию и абразивы.

Порядок замены персонала: Определите сроки замены сотрудника при болезни, увольнении или жалобах. Например, замена в течение 24 часов с момента уведомления. Укажите, что замена происходит силами исполнителя без участия и дополнительных затрат заказчика.

Ответственность за доступ: Пропишите обязанность исполнителя обеспечить сохранность имущества, соблюдать режим конфиденциальности, не передавать пропуска третьим лицам. Укажите материальную ответственность за ущерб, нанесённый персоналом клининговой компании.

Внимание

Формулировки требований к участникам и критериев оценки заявок должны соответствовать положению о закупке вашей компании и быть проверены юристом. Требования, не связанные с предметом закупки или создающие необоснованные барьеры, могут быть признаны незаконными.

Чек-лист перед публикацией закупки

Основной практический инструмент для проверки готовности закупочной документации и технического задания на клининговые услуги по 223‑ФЗ.

Объект и исходные данные

• Указан точный адрес объекта и тип помещений
• Общая площадь разбита по функциональным зонам с указанием типов покрытий
• Приложен поэтажный план с нумерацией помещений
• Указан режим работы объекта и допустимое время для уборки
• Описаны ограничения доступа и требования к пропускному режиму
• Указана возможность осмотра объекта участниками с датами и временем

Техническое задание

• Предмет закупки чётко определён (регулярная уборка или разовые работы)
• Работы разделены на регулярные, периодические и дополнительные
• Для каждой зоны перечислены конкретные операции с указанием поверхностей
• Составлена таблица с периодичностью работ и временем выполнения
• Указано, кто предоставляет технику, инвентарь и расходные материалы
• Определены требования к персоналу (количество, квалификация, внешний вид)
• Прописан порядок оформления допусков и прохождения инструктажей

Цена и сопоставимость предложений

• Зафиксирована единая единица расчёта для всех участников
• Указано, какие работы входят в базовую стоимость, а какие оплачиваются отдельно
• Определён состав расходных материалов, включённых в цену
• Требуется указание расценок на дополнительные работы вне графика
• Зафиксирован формат представления цены (с НДС или без НДС)

Качество, контроль и приёмка

• Описаны измеримые критерии качества для каждой зоны
• Указан способ проверки результата (чек-лист, осмотр, фотофиксация)
• Определена периодичность контроля качества
• Прописаны сроки устранения замечаний (критичные и некритичные)
• Установлен порядок приёмки услуг и подписания актов
• Определены санкции за повторные нарушения и основания для расторжения договора

Процедура закупки

• Требования к участникам соответствуют положению о закупке заказчика
• Все требования проверяемы и соразмерны предмету закупки
• Критерии оценки заявок согласованы с положением о закупке
• Закупочная документация проверена юристом на соответствие 223‑ФЗ
• Установлены сроки для вопросов участников и разъяснений

Частые ошибки

Только площадь без детализации зон: Указывают общую площадь 1000 м², но не разбивают её по типам помещений и покрытиям. В результате один участник закладывает быструю уборку офиса, другой — трудоёмкую уборку производства, и предложения несопоставимы.

Неопределённые формулировки качества: Пишут "качественная уборка", "экологичные средства", "опытный персонал" без критериев проверки. При приёмке возникают споры, что считать качественным, а исполнитель защищается тем, что выполнил работу по своему пониманию.

Смешение регулярных и разовых работ: Включают генеральную уборку, мытьё фасадов и химчистку мебели в ежедневный перечень без указания периодичности. Участники по-разному трактуют объём, цены расходятся в разы.

Нет правил для дополнительных работ: Не указывают порядок заказа и оплаты работ вне регулярного графика. Когда требуется внеплановая уборка после мероприятия, исполнитель называет завышенную цену или отказывается, ссылаясь на отсутствие обязательств.

Нет порядка приёмки и сроков реагирования: Не прописывают, как фиксировать замечания и за какое время их устранять. Исполнитель игнорирует жалобы или затягивает исправление, а заказчик не может применить санкции из-за отсутствия регламента.

Разные исходные данные для расчёта: Одному участнику показывают весь объект, другому отправляют только план, третьему сообщают площадь по телефону. Предложения основаны на разном понимании объёма, и сравнивать их бессмысленно.

Юридические требования без проверки: Копируют требования из чужой закупки или добавляют избыточные лицензии и допуски, не сверяясь с положением о закупке и законом. Закупка может быть оспорена, а количество участников сокращается из-за необоснованных барьеров.

Часто задаваемые вопросы